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Vivo Group

Introduction

Cette politique décrit les pratiques de confidentialité que Vivo Energy (VE, « nous », « notre », « nos », « nôtre », « nôtres », si la référence à la société n’est pas explicite) doit suivre pour traiter des informations personnelles, que nous recueillons ou recevons dans le cadre de nos activités, y compris nos services, produits, sites Internet, employés et applications utilisateurs.

Cette politique de confidentialité fait la preuve de notre engagement à protéger la vie privée des personnes au titre de leurs données personnelles. Elle vise à vous permettre de comprendre nos politiques et nos pratiques dans le cadre du recueil, de l'utilisation, de la conservation, du transfert et de l'accès aux données personnelles. 

Définition des données personnelles

Les données personnelles sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »). Est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Les données à caractère personnel ne comprennent pas les informations qui sont rendues réellement anonymes, c.-à-d. qui ne permettent pas d'identifier la personne concernée. D'autre part, les données à caractère personnel ne comprennent pas les informations sur une entreprise, concernant une personne morale plutôt que physique, comme le nom d'une entreprise, son adresse ou un numéro de téléphone général.

Qui est concerné par cette Politique de confidentialité ?

Outre nos employés, les sous-traitants ou les consultants qui nous représentent ou qui travaillent pour notre compte ou en notre nom en vertu d'une externalisation de services, de produits, de processus ou d'une activité commerciale quelconque seront aussi tenus de se conformer à cette Politique de confidentialité lorsqu'ils agissent pour nous. Les sous-traitants indépendants ou les consultants indépendants doivent prendre connaissance de la Politique de confidentialité lorsqu'elle s'applique aux relations que notre personnel, nos clients potentiels et/ou existants et nos contreparties entretiennent avec eux. Vivo Energy recommande aux coentreprises qui ne sont pas sous notre contrôle d’adopter des pratiques et des normes semblables conformément aux diverses lois de protection des données nationales.

Comment contacter Vivo Energy

Nous sommes engagés à répondre et à résoudre les questions, les demandes et/ou les réclamations concernant vos données personnelles et notre recueil ou traitement de vos données personnelles. Si vous pensez que nous ne respectons pas les clauses de cette Politique de confidentialité ou d’autres obligations légales, vous pouvez adressez vos inquiétudes par courriel à [email protected]. Nous mènerons une enquête et ferons de notre mieux pour résoudre les réclamations ou les litiges que vous nous signalerez concernant l’utilisation et la communication de vos données personnelles.

L’adresse du siège social du contrôleur des données est : The Towers, 15th Floor, 2 Heerengracht Street, Foreshore, Cape Town, 8001

Toutes les coordonnées de toutes les filiales et sous-filiales de Vivo Energy (sociétés du Groupe VivoEnergy) se trouvent sur le site : https://www.vivoenergy.com/Contact/Country-Contacts

 

Recueil des données personnelles

Les données personnelles que vous nous fournissez.

Nous recueillons les données personnelles que vous nous fournissez sur nos sites Internet et dans le cadre des éventuelles relations professionnelles que nous aurons avec vous et/ou lorsque nous y sommes contraints dans le cadre de contrats. Il s’agit des informations que vous pouvez nous fournir dans un contrat de travail, des candidatures pour un emploi, des contrats de service, les processus Connaissez votre contrepartie (« Know Your Counterparty » ou « KYC »), des demandes de carte de fidélité ou carte de paiement y compris des candidatures à un concours, des évènements communautaires et des réceptions organisés dans nos sites opérationnels, s’ils y sont autorisés.

Les données personnelles que vous fournissez comprennent vos coordonnées habituelles, à savoir votre nom, le nom de votre société, le nom de votre poste, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse électronique. Elles peuvent également comprendre des informations sur les produits ou les services pour lesquels vous avez montré un intérêt et/ou que vous nous avez achetés. Si vous utilisez une carte bancaire (carte de paiement et/ou de crédit) pour nous acheter un produit ou un service, nous pourrons également recueillir des données nécessaires au traitement de la transaction par carte, telles que le type de carte, son numéro, sa date d’expiration et toute autre informations nécessaire pour traiter votre demande.

Nous pourrons recueillir des données que vous nous fournissez dans le cadre des processus de recrutement tels que votre nom, votre date de naissance, votre genre, votre âge, vos coordonnées, le numéro de votre pièce d’identité / passeport / votre numéro de sécurité sociale, votre parcours professionnel, éducatif et d’emploi. Nous pourrons aussi recueillir et conserver des informations générales, dans les limites autorisées par la loi.

Pour veiller à faire affaires avec des partenaires et agents réputés, honnêtes et qualifiés, nous réaliserons des contrôles préalables des sociétés et de leurs dirigeants, afin d’établir le statut juridique de tous nos nouveaux partenaires potentiels et d’évaluer s’ils pourraient être impliqués dans des pratiques illégales ou corrompues.  

Les données que vous nous fournissez sur nos sites Internet.

Pour votre information, les cookies sont des fragments de données qui peuvent être stockés sur l'ordinateur des utilisateurs dans le but d'obtenir des données de configuration et d'analyser les habitudes des internautes. Généralement, ils servent à déterminer les préférences des utilisateurs par rapport à un sujet du site Web, à améliorer et à personnaliser l’expérience en ligne des utilisateurs. Veuillez consulter la Politique d’utilisation des cookies de notre site Internet pour plus d’informations.

Notre site Internet et tous les autres sites Internet et applications que nos proposons dans le cadre de nos relations professionnelles avec vous contiendront divers formulaires de demande de contact, dans lesquels vous renseignerez volontairement des données personnelles, qui seront conservées conformément à la présente Politique de confidentialité.

Il peut s’agir d’informations anonymes. Toutefois, si elles sont associées à vos données personnelles d’une manière qui permet raisonnablement de connaître votre identité ou si elles sont autrement considérées comme des données personnelles en vertu des lois en vigueur, elles seront traitées comme des données personnelles conformément à la présente Politique de confidentialité.

Informations que nous pourrons recevoir de la part de nos contreparties.

Nous pourrons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de nos contreparties qui pourront recommander ou suggérer que nous vous contactions à des fins professionnelles. Il peut s’agir de vos coordonnées habituelles, à savoir votre nom, le nom de votre société, le nom de votre poste, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse électronique. Il peut également s’agir d’informations sur les produits ou les services pour lesquels vous avez montré un intérêt ou que vous souhaiteriez éventuellement nous acheter, ainsi que d’informations sur d’autres personnes morales ou physiques avec lesquelles vous avez des relations professionnelles. Nous pourrons également obtenir des données personnelles vous concernant auprès de nos contreparties dans le cadre de transactions commerciales à votre initiative, telles que la vérification de votre cote de crédit ou d’autres processus relatifs à la transaction.

Nous ne recueillons et n’utilisons sciemment aucune donnée personnelle d’enfants de moins de seize (16) ans et d’enfants qui ne possèdent pas les capacités nécessaires pour prévoir les conséquences du traitement de leurs données personnelles sans obtenir le consentement approprié, en vertu des lois en vigueur.

Utilisation des données personnelles

À des fins professionnelles

Nous utilisons vos données personnelles pour faciliter nos relations professionnelles actuelles et futures avec vous. Il s'agit notamment de :

§  Traiter les transactions commerciales avec vous.

§  Établir et tenir les comptes de contrepartie (y compris des clients) afin de pouvoir fournir nos produits et nos services que vous ou votre société avez demandés.

§  Vous enregistrer comme utilisateur de ces produits ou services, afin de vous permettre d’y accéder sur nos sites Internet (y compris de quelconques portails web), sites opérationnels ou autres.

§  Communiquer avec vous à propos de mises à jour, travaux de maintenance, indisponibilités ou autres sujets techniques concernant ces produits ou services.

§  Vous fournir une formation concernant l’utilisation de ces produits ou services.

§  Vous informer de modifications apportées à nos politiques et procédures pour l’utilisation de ces produits ou services.

§  Vérifier l’exactitude des coordonnées du compte et coordonnées du service technique que nous détenons pour vous et votre société au titre de ces produits ou services.

§  Répondre aux questions ou demandes de renseignements que vous ou votre société pourriez avoir à propos de nos produits ou services.

Nous pourrons utiliser vos données personnelles de la manière prévue par les lois et réglementations pertinentes au titre des produits ou des services que nous fournissons dans les juridictions où nous ou nos filiales exerçons nos activités.

Finalités commerciales

Avec votre consentement ou autrement si la loi en vigueur le permet, nous pourrons utiliser vos données personnelles à des fins de marketing de nos produits et services ou de ceux de nos partenaires si vous avez manifesté un intérêt à leur titre. Par conséquent, nous pourrons le cas échéant :

§  Vous envoyer des bulletins d'information, des communiqués de presse, des annonces d’évènements et autres communications semblables concernant les produits ou services que nous proposons.

§  Commercialiser ou faire la promotion de produits ou services auprès de vous ou de produits semblables à ceux pour lesquels vous vous êtes déjà inscrit(e), y compris en vous offrant un essai ou un accès limité à certains de nos produits ou services.

§  Solliciter vos idées concernant l’amélioration de nos produits et de nos services.

§  Vous informer des offres de tiers, en rapport avec nos produits ou nos services, qui selon nous pourraient vous intéresser ou intéresser votre société.

§  Vous envoyer des annonces ou des demandes de la part d’autres clients qui pensent que vous pourriez tirer parti de l’utilisation de nos produits ou services.

§  Utiliser vos données personnelles à d'autres fins que nous vous communiquerons lorsque nous obtiendrons votre consentement.

À tout moment, vous pouvez décider de vous désabonner des communications liées au marketing que nous vous envoyons, en mettant à jour vos préférences de marketing sur n’importe lequel des portails web proposés ou en contactant directement nos bureaux dans le pays où vous exercez vos activités. Vous pouvez également nous envoyer un courriel à [email protected].

Prises de décisions automatique / profilage

Nous utilisons des logiciels pour nous aider à mieux comprendre vos préférences au titre de nos méthodes de communication avec vous et pour savoir si nos produits et services vous intéressent. Par exemple, en fonction des produits qui ont suscité votre intérêt, et que nous avons enregistré, notre logiciel nous aidera à identifier des produits et services connexes qui pourraient vous intéresser. Nous pourrons alors utiliser ces informations pour vous contacter par courrier postal, téléphone, SMS, message ou courriel. Si vous ne souhaitez plus recevoir ce type de communication de notre part, vous pourrez contacter directement nos bureaux dans le pays où vous exercez vos activités ou nous envoyer un courriel à [email protected].

Recommandations

Occasionnellement, nous pourrons recevoir des données personnelles vous concernant de la part de contreparties qui pourront recommander ou suggérer que nous vous contactions à des fins professionnelles. Nous pourrons recevoir ces données personnelles parce que vous avez donné à la contrepartie concernée votre consentement pour qu’elle partage vos données personnelles avec des entreprises comme la nôtre à ces fins. Si nous utilisons ces informations pour vous contacter, ce sera uniquement pour savoir si nos produits ou services, ou ceux de nos partenaires, vous intéressent. Nous n’utiliserons pas ces informations à d’autres fins sans votre consentement. En outre, si vous nous informez que ces produits ou services ne vous intéressent pas, nous n’utiliserons plus ces données pour vous contacter.

Intégrité des données 

Vous êtes responsable de l’exactitude de toutes les données personnelles que vous nous fournissez. Nous mettrons en œuvre tous les efforts possibles pour entretenir l’exactitude et l’intégrité de vos données personnelles et pour mettre ces informations à jour le cas échéant. Nous prendrons des mesures raisonnables pour veiller à ce que les données personnelles que vous nous fournissez soient adaptées à la finalité envisagée et qu’elles soient utilisées uniquement d’une manière compatible aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou selon toute autre autorisation de votre part.

Recrutement

Nous pourrons utiliser les données personnelles que vous nous fournissez dans le cadre d’une candidature d’emploi, de l’utilisation de notre site Internet, de vos courriels ou communications par fax uniquement dans le but de traiter votre candidature pour le poste par lequel vous êtes intéressé(e) et conformément à la présente Politique de confidentialité et des lois en vigueur. Il pourra s’agir notamment des données que nous recueillerons auprès de tiers, tels que des cabinets de recrutement professionnel, vos références, vos employeurs antérieurs et votre parcours éducatif, afin d’identifier et d’évaluer les candidats à un emploi potentiel. Nous pourrons effectuer des vérifications pour des postes spécifiques, pouvant inclure un contrôle du casier judiciaire et des contrôles de crédit, si la loi le permet. Avec votre consentement, nous pourrons conserver un enregistrement de votre candidature et de vos références pendant un certain temps, afin de veiller au respect des obligations légales.

Partage des informations

En interne, au sein de Vivo Energy

Vivo Energy est une société qui réaliser des transactions internationales. Le cas échéant, nous pourrons communiquer vos données personnelles au sein de Vivo Energy et de ses filiales. Ces informations pourront être utilisées par chaque entité pour mener des affaires en interne,  à des fins opérationnelles ou de recherche, ainsi qu’à des fins correspond à la finalité pour laquelle les données ont été initialement recueillies ou selon une autorisation donnée ultérieurement par vous.

Les données personnelles que vous pourrez nous communiquer pourront être transmises vers une destination, et y être conservées, qui se situe en dehors du pays où elles ont été recueillies. Elles pourront également être traitées par des membres du personnel exerçant leurs fonctions en dehors du pays où les données personnelles ont été recueillies et qui travaillent avec nous ou l’un de nos prestataires de service.

Si nous conservons vos données personnelles dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni, elles seront transmises uniquement dans (i) d'autres pays de l’Espace économique européen ou du Royaume-Uni ou qui sont jugés appropriés par la Commission européenne et le Royaume-Uni ; et (ii) le pays où les données personnelles ont été recueillies, la transmission étant réalisée dans le cadre d’un contrat de transmission des données au sein du Groupe, qui contient les conditions des clauses standard approuvées de la protection des données.

En externe, en dehors de Vivo Energy

Nous pourrons communiquer et transmettre vos données personnelles dans le cadre d’une fusion d’entreprises, d’une consolidation, d’une restructuration, de la vente de stocks ou d’actifs ou d’autres changements concernant la société, y compris, mais sans exclusivité, dans le cadre d’un quelconque processus de contrôle préalable. Dans tous les cas, la présente Politique de confidentialité continuera à gouverner l’utilisation et la communication desdites informations.

Nous ne pourrons pas communiquer vos données personnelles à des tiers en dehors de Vivo Energy à des fins de marketing sans votre consentement. Cependant, nous pourrons partager lesdites informations avec nos contreparties comme indiqué à des fins qui vous auront été précisées à la date où vous aurez fourni les informations, ou selon votre autorisation fournie ultérieurement ou si les lois en vigueur l’autorisent. Le cas échéant, nous pourrons également vous proposer l’option de communiquer vos données personnelles à des tiers afin de recevoir des informations et/ou des offres de marketing de leur part ou d'autres personnes. Si vous consentez à la communication de vos données personnelles à ces fins, elles seront assujetties aux Politique de confidentialité et pratiques commerciales desdits tiers. Si vous décidez ultérieurement que vous ne voulez plus que nous communiquions vos données personnelles auxdits tiers, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected].

Nous pourrons offrir diverses promotions / concours dans nos stations-service, sur nos sites Internet ou ailleurs pouvant nécessiter votre inscription en indiquant vos données personnelles. Si vous choisissez de poser votre candidature ou de participer autrement à une promotion / un concours, vos données personnelles pourront être communiquées à des tiers dans le cadre de l’administration de la promotion / du concours, comme par exemple dans le cadre de la sélection des gagnants, de la remise des prix et selon les obligations prévues par les lois en vigueur. En participant à une promotion / un concours, vous acceptez les règles officielles qui la / le gouvernent, pouvant nécessiter spécifiquement que par exemple, hormis si la loi l’interdit, vous autorisiez le sponsor et/ou d’autres parties à utiliser votre nom, votre voix et/ou votre ressemblance dans un cadre publicitaire ou de marketing.  Ces règles devront être affichées et vous être communiquées pendant le processus d’inscription et il vous sera demandé à ce moment-là de donner votre consentement au traitement des données concernées.

Le cas échéant, nous pourront employer des prestataires de service pour agir en notre nom, comme pour l’hébergement de nos données (y compris vos données personnelles), nos sites Internet, nos produits et autres applications ; l’envoi de courriels et autres communications relatives à nos produits et/ou nos services ; l’exécution et le traitement de commandes de nos produits ou services ; une aide dans le cadre de nos promotions et conférences relatives à nos produits ou services ou de ceux de nos partenaires ; la fourniture de services d’analyse, comme par exemple pour le suivi de l’utilisation de nos stations-service ou de nos sites Internet ; ou la réalisation de services administratifs pour nous. Avant d’autoriser lesdits prestataires de service à accéder à vos données personnelles, nous signerons avec eux un contrat officiel pour s’assurer qu’ils manipulent et traitent les données conformément à la présente Politique de confidentialité et aux lois en vigueur et pour veiller à ce qu’ils aient mis en place des contrôles techniques et organisationnels adaptés pour protéger vos données personnelles.

Protections légales et application des lois

Nous pourrons accéder, utiliser, protéger, transmettre et communiquer à nos contreparties vos données personnelles aux fins suivantes :

§  Satisfaire les lois et réglementations en vigueur, des assignations ou des procédures juridiques ou réglementaires si nous pensons que c’est exigé ou autorisé par la loi ou si une demande d’une instance réglementaire (y compris d’une autorité boursière ou d’une bourse) est raisonnable.

§  Protéger et/ou défendre la présente Politique de confidentialité ou d'autres politiques ou conditions d’utilisation applicables de Vivo Energy, y compris des enquêtes sur des infractions potentielles à ce titre, afin de veiller à la protection de la sécurité, des droits, des biens ou de la sûreté de Vivo Energy ou de nos contreparties.

§  Détecter, prévenir ou autrement rectifier des problèmes de fraude ou de sécurité, des violations ou des problèmes techniques; Il pourrait s’agir d’autoriser des tiers, tels que des propriétaires de copyright, des fournisseurs de service Interne, des fournisseurs de services mobiles et/ou des organes répressifs, à accéder et à utiliser vos données personnelles afin de vous identifier. Nous pourrons prendre ces mesures sans vous en aviser dans la mesure autorisée par la loi.

Vos autres droits

En tant que personne concernée, vous avez des droits concernant le traitement de vos données personnelles, y compris dans certaines circonstances, le droit de :

 

§  Retirer un consentement que vous avez donné ou qui est présumé donné, au titre du recueil ou de l’utilisation de vos données personnelles.

§  Demander l’accès à des données personnelles que nous détenons vous concernant, ainsi qu’au détail du traitement de vos données personnelles par nous.

§  Faire modifier ou supprimer des données personnelles inexactes et faire compléter des données personnelles incomplètes.

§  Demander la suppression de vos données personnelles.

§  Contester ou restreindre le traitement de vos données personnelles (y compris le profilage), notamment si le traitement est illégal ou n’est plus nécessaire.

§  Recevoir vos données personnelles sous un format adapté à leur transmission à un autre contrôleur des données.

§  Contester le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Vous pouvez exercer votre droit de prévenir ce type de traitement en cochant certaines cases des formulaires que nous utilisons pour recueillir vos données.

§  Prévenir un traitement susceptible de causer d'importants dommages injustifiés ou une détresse pour vous-même ou toute autre personne.

§  Vous opposer à une quelconque décision vous concernant prise uniquement en fonction d’un traitement automatique (y compris un quelconque profilage) qui a des effets juridiques ou vous affecte considérablement de toute autre manière.

§  Vous plaindre auprès de l’autorité pertinente de surveillance de la protection des données, si vous pensez que nous ne respectons pas nos obligations au titre de notre traitement de vos données personnelles.

Vous pouvez nous faire une demande au titre de ces droits en nous contacter par courriel à l’adresse [email protected]. Toutes les demandes seront traitées rapidement et toutes les informations auxquelles vous avez droit vous seront fournies dans un délai raisonnable, sous réserve des exemptions stipulées dans les lois en vigueur relatives à la confidentialité.

 

Protection des données

Sécurité des données

Nous prendrons toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos données personnelles en notre possession contre une perte, un usage abusif et une consultation, une communication, une modification ou une destruction non autorisée. Le cas échéant, nous prendrons des précautions supplémentaires concernant la sécurité de données particulièrement sensibles, telles que les données des cartes bancaires et les catégories de données jugées sensibles en vertu des lois en vigueur de protection des données. Bien que nous mettions tous les efforts possibles en œuvre pour sécuriser vos données personnelles, nous ne pouvons pas assurer ou garantir que ces données seront protégées en toutes circonstances, y compris celles qui sont indépendantes de notre volonté.

Conservation des données

Nous ne conserverons pas vos données personnelles pendant un délai plus long que celui qui est rendu nécessaire par les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf si la conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Contrôle

Nous réaliserons régulièrement des audits internes de conformité et des analyses de nos pratiques pertinentes de confidentialité pour vérifier le respect de la présente Politique de confidentialité. Nous vous encourageons à poser des questions ou signaler des inquiétudes que vous pourriez avoir concernant la manière dont nous traitons vos données personnelles en nous contactant par courriel à l’adresse [email protected].

Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment, sans vous adresser d’avis préalable, dans la mesure autorisée par la loi en vigueur. Nous vous informerons des modifications apportées à la présente Politique de confidentialité en publiant sa révision sur nos sites Internet. Ces modifications seront effectives immédiatement sauf indication contraire.

La dernière mise à jour de la Politique de confidentialité de Vivo Energy a été réalisée le 18 mai 2021

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