Politique de confidentialité

4. COLLECTE D’INFORMATIONS PERSONNELLES

4.1. Informations personnelles que vous nous fournissez

Nous collectons les informations personnelles que vous nous fournissez à travers nos sites web, nos applications professionnelles et lors de toute interaction commerciale avec vous. Nous collectons également des informations personnelles lorsque cela est requis par un contrat ou par la loi. Dans certains cas, nous collectons vos informations sur la base de votre consentement ou lorsque vous manifestez un intérêt pour nos produits ou services. Cela inclut :

• les engagements professionnels et les candidatures à un emploi via nos processus de recrutement,
• le processus « Connaissez votre contrepartie » (KYC) lors des vérifications de diligence raisonnable sur les partenaires, vendeurs, fournisseurs et clients potentiels,
• les accords avec les vendeurs, fournisseurs ou clients pour la fourniture de produits et services,
• les programmes de fidélité,
• l’utilisation ou la consultation de nos sites web via les cookies de votre navigateur,
• les contributions volontaires via des offres promotionnelles, des événements communautaires et des engagements organisés sur nos sites opérationnels.

4.2. Quelles données collectons-nous ?

Les informations personnelles que vous fournissez seront spécifiques à la relation commerciale concernée que nous entretenons avec vous. Le cas échéant, cela peut inclure :

• des informations de contact de base vous concernant, telles que votre nom, nom d’utilisateur, nom de l’entreprise, titre, profession, sexe, adresse professionnelle et résidentielle, numéro de téléphone et adresse e-mail ;
• des identifiants uniques tels que les numéros d’identification personnels (y compris la date de naissance), les numéros de passeport, les numéros fiscaux, les numéros d’enregistrement d’entreprise, les numéros de TVA, les données de localisation, l’adresse IP ; les données biométriques ;
• des informations sur les produits ou services pour lesquels vous avez manifesté un intérêt et/ou que vous nous avez achetés ;
• des informations financières telles que les numéros de carte, les coordonnées bancaires, les informations transactionnelles (paiements effectués et reçus), les certificats fiscaux ;
• des images et séquences vidéo, là où cela est autorisé et collecté via la vidéosurveillance ;
• des données d’utilisation via les interactions avec nos sites web

Les informations que vous nous fournissez via les processus de recrutement incluront :

• le nom, la date de naissance, le sexe, l’âge, les coordonnées, le numéro d’identification/de passeport/de sécurité sociale, le parcours professionnel, éducatif et les antécédents d’emploi.

Les informations personnelles sensibles ne seront collectées que dans des circonstances spécifiques et conformément à la législation en vigueur. Cela peut inclure :

• des informations biométriques sur nos collaborateurs à des fins d’authentification des utilisateurs et de sécurité d’accès à nos actifs physiques et numériques ;
• des informations sur la santé de nos collaborateurs dans le cadre de notre programme de santé et de sécurité, lorsque cela est nécessaire pour déterminer l’état de santé de l’individu au début et pendant son emploi chez Vivo Energy.
• l’origine raciale ou ethnique de nos collaborateurs, lorsque la loi l’exige dans certaines juridictions pour assurer le suivi de la diversité et de l’inclusion ;
• les informations relatives aux procédures pénales ou aux infractions commises ou présumées avoir été commises, dans le cadre de notre processus de diligence raisonnable « Connaissez votre contrepartie ».

4.3. Les informations que vous nous fournissez sur le site Web

Les cookies sont de petits fichiers de données stockés sur votre appareil. Ils nous aident à comprendre vos préférences, à analyser la façon dont vous utilisez notre site web et à rendre votre expérience plus facile et plus personnalisée. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique relative aux cookies. Vous pouvez contrôler et gérer vos préférences en matière de cookies en ajustant les paramètres de votre navigateur ou en gérant les préférences de cookies sur nos sites Web.

Nos sites Web et applications professionnelles peuvent inclure des formulaires par lesquels vous fournissez volontairement des informations personnelles. Toute information que vous soumettez sera traitée conformément à la présente Politique de confidentialité

Les données d’utilisation du site web sont souvent anonymes, mais si elles sont combinées avec des informations qui vous identifient, ou si la loi les considère comme des informations personnelles, nous les traiterons comme des informations personnelles en vertu de la présente Politique de confidentialité.

4.4. Informations que nous pouvons recevoir de nos contreparties

De temps à autre, nous pouvons recevoir des informations personnelles vous concernant de la part de contreparties qui suggèrent que nous vous contactions à des fins professionnelles. Ces informations personnelles peuvent inclure des coordonnées de base vous concernant, telles que votre nom, le nom de votre entreprise, votre titre, votre adresse, votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.

Nous pouvons recevoir ces informations personnelles parce que vous avez donné votre consentement à la contrepartie concernée pour partager vos informations personnelles avec des entreprises comme la nôtre. Si nous utilisons ces informations pour vous contacter, ce sera uniquement pour voir si vous êtes intéressé par nos produits ou services, ou par ceux de nos partenaires commerciaux. Nous n’utiliserons pas ces informations à d’autres fins sans votre consentement.

Nous pouvons également obtenir des informations personnelles vous concernant auprès de nos contreparties dans le cadre de transactions commerciales que vous initiez avec nous, par exemple par le biais de vérifications de crédit ou d’autres processus liés à la transaction.

Vous avez le droit de vous désengager à tout moment et dès réception de notre premier contact avec vous si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de notre part.

5. UTILISATION DES INFORMATIONS PERSONNELLES

5.1. À des fins professionnelles

Nous utilisons vos informations personnelles pour faciliter nos relations commerciales en cours et proposées avec vous. Cela peut inclure une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• Pour traiter vos transactions commerciales avec nous ;
• Pour remplir les obligations contractuelles envers vous ou nos contreparties ;
• Pour établir et tenir à jour les informations relatives aux contreparties et aux contacts/comptes clés (y compris les comptes clients afin que nous puissions fournir nos produits ou services à votre demande ou à celle de votre entreprise) ;
• Pour vous enregistrer en tant qu’utilisateur de ces produits ou services afin que vous puissiez y accéder via nos sites web (y compris tout portail web, application mobile), sites opérationnels ou autrement ;
• Pour communiquer avec vous au sujet des changements/mises à jour, de la maintenance, des pannes ou d’autres questions techniques concernant ces produits ou services ;
• Pour vous fournir une formation concernant l’utilisation de ces produits ou services ;
• Pour répondre aux questions ou aux demandes de renseignements que vous ou votre entreprise pourriez avoir sur nos produits ou services ;
• Pour mener des vérifications de diligence raisonnable sur les sociétés et leurs dirigeants afin d’établir le statut juridique de tous les nouveaux partenaires commerciaux potentiels et de s’assurer que nous traitons avec des partenaires commerciaux et des agents réputés, honnêtes et qualifiés ;
• Pour se conformer aux lois et réglementations relatives aux produits ou services que nous fournissons dans l’une des juridictions dans lesquelles nous opérons ;
• Pour mener les processus de recrutement et d’embauche ;
• Pour l’administration générale de nos contreparties, y compris les collaborateurs, les fournisseurs, les prestataires et les clients ;
• Pour certains intérêts légitimes poursuivis par les sociétés Vivo Energy concernées, sauf lorsque ces intérêts sont supplantés par les droits et libertés des individus ;
• Sous certaines conditions basées sur votre consentement explicite lorsque la loi l’exige.

5.2. À des fins de marketing

Avec votre consentement, ou lorsque la loi le permet, nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour commercialiser nos produits et services, ou ceux de nos partenaires commerciaux, lorsque vous avez manifesté un intérêt. Cela peut inclure :

• L’envoi de bulletins d’information, de communiqués de presse, de mises à jour sur des événements et de communications similaires ;
• La promotion de nos produits ou services, y compris l’offre d’essais ou d’accès limités ;
• La demande de vos commentaires pour nous aider à améliorer nos produits ou services ;
• Le partage d’informations sur des produits ou services de tiers liés aux nôtres et susceptibles de vous intéresser ou d’intéresser votre entreprise ;
• L’envoi d’annonces ou de messages au nom d’autres clients qui estiment que nos produits ou services pourraient vous être bénéfiques ; et
• Toute autre finalité de marketing pour laquelle nous avons obtenu votre consentement.

Vous pouvez vous désabonner des communications marketing à tout moment en mettant à jour vos préférences sur le portail ou le site web concerné où vous vous êtes inscrit, ou en contactant notre bureau local.

5.3. Intégrité des données

Vous êtes responsable de l’exactitude de toutes les informations personnelles que vous nous fournissez. Nous déploierons des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude et l’intégrité de vos informations personnelles, et pour mettre à jour ces informations de manière appropriée et à votre demande. Nous prendrons des mesures raisonnables pour nous assurer que les informations personnelles que nous collectons auprès de vous sont pertinentes par rapport à l’utilisation prévue, et qu’elles ne sont utilisées que de manière compatible avec les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement autorisées par vous.

5.4. Recrutement

Nous pouvons utiliser les informations personnelles que vous nous fournissez pour des candidatures à un emploi, en utilisant notre site web en ligne, par e-mail ou par fax, uniquement aux fins de traiter votre candidature pour le poste pour lequel vous avez manifesté un intérêt et conformément à la présente politique de confidentialité et à la loi applicable. Cela peut également inclure des données que nous collectons auprès de tiers tels que des cabinets de recrutement professionnels, vos références, vos anciens employeurs, votre parcours éducatif et, le cas échéant, des tests psychométriques afin d’identifier et d’évaluer les candidats à un emploi potentiel. Nous pouvons procéder à des vérifications pour des postes spécifiques, ce qui peut inclure des vérifications d’antécédents criminels et des vérifications de solvabilité, tel que permis par les lois locales dans nos pays d’opération. Nous pouvons conserver un dossier de votre candidature et de vos références pendant une certaine période, afin d’assurer le respect des exigences légales.

6. PARTAGE D’INFORMATIONS

6.1. Au sein de Vivo Energy

Nous exerçons nos activités à l’échelle internationale et pouvons donc partager vos informations personnelles avec d’autres sociétés de notre Groupe. Cela nous aide à fournir nos services, à gérer nos opérations et à soutenir les fonctions commerciales internes. Tout partage au sein du Groupe est effectué en vertu d’accords formels de partage de données qui exigent que chaque société protège vos informations conformément à la présente Politique de confidentialité et aux lois applicables sur la protection des données, garantissant que des mesures de protection appropriées sont mises en place concernant le transfert. Le traitement de vos informations personnelles par toute filiale sera effectué par chaque entité de manière cohérente avec la finalité pour laquelle les informations ont été initialement collectées ou ultérieurement autorisées par vous.

6.2. Hors de Vivo Energy

Nous pouvons partager vos informations personnelles si notre société fait l’objet d’une fusion, d’une restructuration, d’une vente ou d’autres changements commerciaux majeurs. Dans ces cas, la présente Politique de confidentialité s’appliquera toujours à la manière dont vos informations sont utilisées et partagées.

Nous partageons également vos informations personnelles avec des sociétés partenaires et des prestataires de services pour les raisons suivantes :

• Lorsque des services sont externalisés à des prestataires de services/tiers pour l’hébergement de données, la gestion de sites web, l’envoi d’e-mails, le traitement de commandes, la gestion de promotions ou d’événements, la fourniture d’analyses et d’autres travaux administratifs. Avant de partager vos informations avec eux, nous nous assurons qu’ils acceptent de protéger vos données conformément à la présente politique de confidentialité et en conformité avec la loi applicable sur la protection des données par le biais de garanties contractuelles standard.
• Si vous participez à une promotion ou à un concours que nous organisons, nous pouvons partager vos informations avec des tiers qui aident à sa gestion, comme la sélection des gagnants et la remise des prix. Les règles officielles régissant ces promotions/concours seront communiquées via les canaux officiels du site web.
• Nous ne partagerons pas vos informations personnelles avec des tiers à des fins de marketing.
• Nous ne vendrons pas vos informations personnelles.

6.3. Protections juridiques et application de la loi

Nous pouvons accéder à vos informations personnelles, les utiliser, les conserver, les transférer et les divulguer à nos contreparties aux fins suivantes :

• Pour satisfaire à toute loi, réglementation, citation à comparaître ou procédure judiciaire ou réglementaire applicable, si, à notre avis, cela est requis ou autorisé par la loi ou raisonnablement demandé par une autorité réglementaire (y compris toute autorité de cotation ou bourse) ;
• Pour protéger et/ou défendre la présente politique de confidentialité ou d’autres politiques ou conditions d’utilisation de Vivo Energy applicables, y compris les enquêtes sur des violations potentielles de celles-ci, en assurant la protection de la sécurité, des droits, de la propriété ou de la sûreté de Vivo Energy ou de l’une de nos contreparties ;
• Pour détecter, prévenir ou traiter de toute autre manière la fraude, les problèmes de sécurité ou les violations, ou les problèmes techniques. Cela peut inclure l’autorisation pour des tiers, tels que les titulaires de droits d’auteur, les fournisseurs de services Internet, les fournisseurs de services sans fil et/ou les organismes d’application de la loi, d’accéder à vos informations personnelles et de les utiliser afin de vous identifier. Nous pouvons prendre n’importe laquelle de ces mesures sans préavis, dans la mesure permise par la loi.

7. PROTECTION DES DONNÉES

7.1. Vos droits en matière de protection des données

En tant qu’individu (également appelé personne concernée), vous avez des droits concernant le traitement de vos informations personnelles en vertu de la loi sur la protection des données, y compris le droit, dans certaines circonstances, de :

• retirer tout consentement que vous nous avez donné pour utiliser vos données
• demander l’accès aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet et à la manière dont nous les utilisons
• corriger ou mettre à jour toute information inexacte ou incomplète que nous possédons à votre sujet
• demander que nous supprimions vos informations personnelles
• vous opposer à la manière dont nous traitons vos données personnelles ou la limiter, y compris le profilage, en particulier si cela est illégal ou inutile
• recevoir vos données personnelles dans un format que vous pouvez transférer à une autre organisation
• refuser de recevoir des communications marketing de notre part en cochant les cases correspondantes sur nos formulaires ou en nous contactant
• demander l’arrêt de tout traitement susceptible de vous causer, à vous ou à autrui, un préjudice ou une détresse importante
• vous opposer aux décisions vous concernant prises uniquement par des processus automatisés (comme le profilage) et ayant des effets juridiques ou significatifs sur vous
• déposer une plainte auprès d’une autorité chargée de la protection des données si vous estimez que nous ne traitons pas vos informations personnelles de manière appropriée

Vous pouvez nous soumettre une demande relative à ces droits à tout moment via notre portail en ligne accessible à l’adresse https://dsr.vivoenergy.com/ Toutes les demandes seront traitées rapidement et toute information à laquelle vous avez droit sera fournie dans un délai raisonnable, sous réserve des exemptions prévues par les lois applicables sur la protection des données.

Si vous estimez que les tentatives de résolution du problème sont inadéquates, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité de régulation de la protection des données compétente dans votre juridiction.

7.2. Sécurité des données

Nous prenons la protection de votre vie privée au sérieux et reconnaissons que nous avons un devoir de diligence envers les personnes dont nous détenons les données. Par conséquent, nous ne collecterons et ne traiterons les données que dans la mesure nécessaire pour soutenir les finalités énoncées dans la présente politique et nous prendrons toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos informations personnelles en notre possession contre la perte, l’utilisation abusive et l’accès, la divulgation, l’altération ou la destruction non autorisés. Nous prendrons des précautions supplémentaires concernant la sécurité des informations personnelles sensibles. Bien que nous nous efforcions de sécuriser vos informations personnelles, nous ne pouvons garantir que ces informations vivoenergy.com seront protégées dans toutes les circonstances, y compris celles indépendantes de notre contrôle raisonnable.

7.3. Conservation des données

Nous conserverons vos informations personnelles aussi longtemps que vous continuerez à interagir avec nous. Nous ne conserverons pas les informations personnelles plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, sauf si la conservation est nécessaire pour le respect d’une obligation légale ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Nos périodes de conservation varient selon nos pays dans lesquels nous opérons et sont conformes aux lois applicables. Une fois que la période de conservation autorisée a expiré, nous éliminerons vos données de manière sécurisée.

8. COORDONNÉES ET PLAINTES

Nous nous engageons à répondre et à résoudre les questions, demandes et/ou plaintes concernant vos informations personnelles et notre collecte ou traitement de vos informations personnelles. Nous avons nommé un délégué à la protection des données (Data Privacy Officer) qui est responsable de la supervision de la présente politique et de ces questions, et que vous pouvez contacter par e-mail à l’adresse [email protected].

Nous enquêterons et ferons de notre mieux pour résoudre toute plainte ou tout litige que vous portez à notre attention dans un délai raisonnable et conformément à la loi sur la protection des données applicable. Les coordonnées de toutes les filiales et sociétés affiliées de Vivo Energy (sociétés du groupe Vivo Energy) sont disponibles sur notre site web à l’adresse https://www.vivoenergy.com/fr/contacts

9. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment, sans préavis, dans la mesure permise par la loi applicable. Nous vous informerons des modifications que nous apportons en publiant la Politique de confidentialité révisée sur nos sites web, et ces modifications prendront effet immédiatement, sauf indication contraire. Nous vous encourageons à consulter périodiquement la présente Politique de confidentialité pour toute modification ; si vous continuez à interagir et à entretenir des relations commerciales avec nous, vous serez réputé avoir accepté la politique de confidentialité mise à jour.

Politique de confidentialité de Vivo Energy mise à jour pour la dernière fois le 09 décembre 2025