Introduction

Nous nous engageons à respecter votre droit à la vie privée et veillons à ce que toutes les mesures nécessaires soient mises en œuvre pour protéger les informations personnelles que vous nous confiez. Cette politique décrit les pratiques que les sociétés du Groupe Vivo Energy (VE, « nous », « notre », « nos », « nôtre », « nôtres ») doivent mettre en œuvre pour traiter des données à caractère personnel, que nous recueillons ou recevons dans le cadre de nos activités. Elle décrit la manière dont nous traiterons les données que vous nous avez fournies dans le cadre de l’utilisation de nos services, produits, sites Web et applications mobiles ou que nous aurons recueillies par d’autres moyens dans vos communications avec nous. 

Définition des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »). Est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

Les données sensibles à caractère personnel varient d’un pays à l’autre, mais comprennent souvent les informations relatives à l’origine raciale ou ethnique d’une personne, ses opinions politiques, ses croyances religieuses ou apparentées, son appartenance syndicale, sa santé physique ou mentale, sa vie sexuelle, ses identifiants génétiques ou biométriques, ou relatives à des infractions commises réellement ou supposées commises par ladite personne, ou des procédures à ce titre, l'abandon desdites procédures ou la peine infligée par un tribunal dans le cadre desdites procédures. Les informations personnelles sensibles ne seront traitées que dans des conditions strictes.

Qui est concerné par cette Politique de confidentialité ?

Nos employés, nos sous-traitants ou nos consultants seront tenus de se conformer à cette Politique de confidentialité en notre nom et seront informés de son existence dans nos échanges avec eux. Nous invitons les coentreprises qui ne sont pas sous notre contrôle à adopter des principes et des normes semblables.

Comment contacter Vivo Energy

Nous sommes engagés à répondre et à résoudre les questions, les demandes et/ou les réclamations concernant vos données à caractère personnel et notre recueil ou traitement de vos données à caractère personnel. Nous avons désigné un(e) Directeur (Directrice) de la Protection des Données qui est responsable de surveiller le respect de cette Politique et sujets connexes. Vous pouvez le (la) contacter par courriel à l’adresse suivante : [email protected].

Nous examinerons et ferons de notre mieux pour résoudre les plaintes ou les litiges que vous portez à notre attention dans un délai raisonnable et conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

Toutes les coordonnées de toutes les filiales et sous-filiales de Vivo Energy (sociétés du Groupe Vivo Energy) se trouvent sur notre site Web : https://www.vivoenergy.com/Contact/Country-Contacts

Recueil des données a caractere personnel

Les données à caractère personnel que vous nous fournissez

Nous rassemblons les informations personnelles que vous nous fournissez par l'intermédiaire de nos sites web et de nos applications commerciales, dans le cadre des relations commerciales que nous pouvons avoir avec vous, et/ou lorsque nous sommes légalement tenus de le faire dans le cadre d'un accord contractuel ou d'une obligation légale afin d'assurer le respect de la législation en vigueur. Nous pouvons également collecter vos informations personnelles sur la base de votre consentement ou lorsque vous avez manifesté de l'intérêt pour un produit ou un service.

Il s'agit notamment de :

  • Les embauches et les candidatures d’emploi via nos processus de recrutement.
  • Le processus « Connaissez votre contrepartie (« Know Your Counterparty » ou « KYC ») lors de la réalisation de l’obligation de diligence portant sur des partenaires potentiels.
  • Les contrats signés avec des commerçants, fournisseurs ou clients pour la fourniture de produits et services.
  • Les programmes de fidélité.
  • L'utilisation ou la consultation de nos sites Web grâce aux cookies de votre navigateur.
  • Volontairement via des offres promotionnelles, des évènements communautaires et des communications organisés dans nos centres opérationnels.

Quelles données recueillons-nous ?

Les données à caractère personnel que vous fournirez seront spécifiques aux échanges professionnels pertinents que nous aurons avec vous. Il peut s’agir :

  • De vos coordonnées habituelles, à savoir votre nom, votre nom d’utilisateur, le nom de votre société, le nom de votre poste, votre occupation, votre genre, votre adresse professionnelle et personnelle, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse électronique, des photographies.
  • D’identifiants uniques tels que des numéros d’identification personnels (y compris votre date de naissance), des numéros de passeport, des numéros fiscaux, des numéros d'immatriculation de société, des numéros de TVA, des données de localisation, une adresse IP, des données biométriques.
  • D’informations sur les produits ou les services pour lesquels vous avez montré un intérêt et/ou que vous nous avez achetés.
  • D’informations financières telles que des numéros de carte, la date d’expiration, des coordonnées bancaires, des informations sur des transactions (paiements effectués et perçus), des attestations fiscales.
  • D’images et d’enregistrements vidéo lorsqu’ils sont autorisés et collectés dans le cadre d’un enregistrement de télésurveillance.
     

Les informations que vous nous fournirez dans le cadre des processus de recrutement seront les suivantes :

  • Vos nom, date de naissance, genre, âge, coordonnées, numéro d’identification/de passeport/de sécurité sociale, antécédents en terme de formation professionnelle, d’éducation et d’emploi. XX

Les catégories de données sensibles à caractère personnel que nous recueillons dans des circonstances spécifiques et dont la collecte est autorisée par les lois en vigueur sont notamment :

  • Les données biométriques de nos employés à des fins d’authentification des utilisateurs et d’accès sécurisé à nos actifs physiques et numériques.
  • Des données médicales sur nos employés dans le cadre de notre programme d’hygiène et sécurité le cas échéant, afin de déterminer l’état de santé des personnes au début et pendant leur contrat de travail avec Vivo Energy. .
  • La race ou l’origine ethnique de nos employés si la loi l’exige dans des juridictions spécifiques afin de contrôler la diversité et l’inclusion.
  • Des informations relatives aux procédures pénales ou infractions commises ou supposées commises dans le cadre de notre obligation de diligence Connaissez votre contrepartie (« Know Your Counterparty » ou « KYC »).

Les données que vous nous fournissez sur nos sites Internet

Les cookies sont des fragments de données qui peuvent être stockés sur l'ordinateur des utilisateurs dans le but d'obtenir des données de configuration et d'analyser les habitudes des internautes. Généralement, ils servent à déterminer les préférences des utilisateurs par rapport à un sujet du site Web, à améliorer et à personnaliser l’expérience en ligne des utilisateurs. Veuillez consulter notre Politique d’utilisation des cookies  pour plus d’informations sur notre utilisation des cookies.

Les sites Web et les applications que nos proposons dans le cadre de nos relations professionnelles avec vous pourront contenir divers formulaires de demande de contact, dans lesquels vous renseignerez volontairement des données à caractère personnel, qui seront conservées conformément à la présente Politique de confidentialité.

Il peut s’agir d’informations anonymes. Toutefois, si elles sont associées à vos données à caractère personnel d’une manière qui permet raisonnablement de connaître votre identité ou si elles sont autrement considérées comme des données à caractère personnel en vertu des lois en vigueur, elles seront traitées comme des données à caractère personnel conformément à la présente Politique de confidentialité.

Nous utilisons également des logiciels pour nous aider à mieux comprendre vos préférences au titre de nos méthodes de communication avec vous et pour savoir si nos produits et services vous intéressent. Par exemple, en fonction des produits qui ont suscité votre intérêt, et que nous avons enregistré, notre logiciel nous aidera à identifier des produits et services connexes qui pourraient vous intéresser. Nous pourrons alors utiliser ces informations pour vous contacter par courrier postal, téléphone, SMS, message ou courriel. Si vous ne souhaitez pas recevoir ce type de communication de notre part, vous pouvez vous désinscrire à tout moment via notre portail d'engagement https://dsr.vivoenergy.com/

Informations que nous pourrons recevoir de la part de nos contreparties

Occasionnellement, nous pourrons recevoir des données à caractère personnel vous concernant de la part de contreparties qui pourront suggérer que nous vous contactions à des fins professionnelles. Ces données à caractère personnel pourront comprendre vos coordonnées habituelles, à savoir votre nom, le nom de votre société, le nom de votre poste, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre numéro de fax et votre adresse électronique.

Nous pourrons recevoir ces données à caractère personnel parce que vous avez donné à la contrepartie concernée votre consentement pour qu’elle partage vos données à caractère personnel avec des entreprises comme la nôtre. Si nous utilisons ces informations pour vous contacter, ce sera uniquement pour savoir si nos produits ou services, ou ceux de nos partenaires, vous intéressent. Nous n’utiliserons pas ces informations à d’autres fins sans votre consentement.

Nous pourrons également obtenir des données à caractère personnel vous concernant auprès de nos contreparties dans le cadre de transactions commerciales à votre initiative, telles que la vérification de votre cote de crédit ou d’autres processus relatifs à la transaction.

Vous avez le droit de vous désabonner à tout moment et à la réception de notre premier échange avec vous si vous ne souhaitez plus recevoir de communications de notre part.

Utilisation des données a caractere personnelles

À des fins professionnelles

Nous utilisons vos données à caractère personnel pour faciliter nos relations professionnelles actuelles et futures avec vous. Il s'agit notamment de :

  • Traiter vos transactions commerciales avec nous.
  • Respecter nos obligations contractuelles avec vous ou nos contreparties.
  • Établir et tenir les comptes de contrepartie (y compris des clients) afin de pouvoir fournir nos produits et nos services que vous ou votre société avez demandés.
  • Vous enregistrer comme utilisateur de ces produits ou services, afin de vous permettre d’y accéder sur nos sites Internet (y compris de quelconques portails web, applications mobiles), sites opérationnels ou autres.
  • Communiquer avec vous à propos de mises à jour, travaux de maintenance, indisponibilités ou autres sujets techniques concernant ces produits ou services.
  • Vous fournir une formation concernant l’utilisation de ces produits ou services.
  • Vous informer de modifications apportées à nos politiques et procédures pour l’utilisation de ces produits ou services.
  • Vérifier l’exactitude des coordonnées du compte et coordonnées du service technique que nous détenons pour vous et votre société au titre de ces produits ou services. 
  • Répondre aux questions ou demandes de renseignements que vous ou votre société pourriez avoir à propos de nos produits ou services. 
  • Réaliser des contrôles dans le cadre de l’obligation de diligence sur les sociétés et leurs dirigeants afin d’établir le statut juridique de tous les nouveaux partenaires commerciaux potentiels et veiller à faire affaire avec des partenaires commerciaux et agents honnêtes, qualifiés et de bonne réputation.
  • Respecter les lois et réglementations pertinentes au titre des produits ou des services que nous fournissons dans les juridictions où nous exerçons nos activités.
  • Mener le processus de recrutement et d’embauche.
  • L’administration générale de nos contreparties, y compris nos employés, fournisseurs, commerçants et clients.

Finalités commerciales

Avec votre consentement ou autrement si la loi en vigueur le permet, nous pourrons utiliser vos données à caractère personnel à des fins de marketing de nos produits et services ou de ceux de nos partenaires si vous avez manifesté un intérêt à leur titre. Par conséquent, nous pourrons le cas échéant :

  • Vous envoyer des bulletins d'information, des communiqués de presse, des annonces d’évènements et autres communications semblables concernant les produits ou services que nous proposons.
  • Commercialiser ou faire la promotion de produits ou services auprès de vous ou de produits semblables à ceux pour lesquels vous vous êtes déjà inscrit(e), y compris en vous offrant un essai ou un accès limité à certains de nos produits ou services.
  • Solliciter vos idées concernant l’amélioration de nos produits et de nos services.
  • Vous informer des offres de tiers, en rapport avec nos produits ou nos services, qui selon nous pourraient vous intéresser ou intéresser votre société.
  • Vous envoyer des annonces ou des demandes de la part d’autres clients qui pensent que vous pourriez tirer parti de l’utilisation de nos produits ou services.
  • Utiliser vos données à caractère personnel à d'autres fins que nous vous communiquerons lorsque nous obtiendrons votre consentement.

Vous pouvez à tout moment refuser de recevoir des communications marketing de notre part, en mettant à jour vos préférences marketing dans les portails web ou sites web par lesquels vous vous êtes enregistré, ou en contactant directement nos bureaux dans votre pays d'activité. Vous pouvez également en faire la demande via notre portail d'engagement : https://dsr.vivoenergy.com/

Intégrité des données 

Vous êtes responsable de l’exactitude de toutes les données à caractère personnel que vous nous fournissez.

Nous mettrons en œuvre tous les efforts possibles pour entretenir l’exactitude et l’intégrité de vos données à caractère personnel et pour mettre ces informations à jour le cas échéant et si vous nous en faites la demande.

Nous prendrons des mesures raisonnables pour veiller à ce que les données à caractère personnel que vous nous fournissez soient adaptées à la finalité envisagée et qu’elles soient utilisées uniquement d’une manière compatible aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies ou selon toute autre autorisation de votre part.

Recrutement

Nous pouvons utiliser les informations personnelles que vous nous fournissez dans le cadre de candidatures à un emploi, en utilisant notre site web en ligne, par courrier électronique ou par télécopie, uniquement dans le but de traiter votre candidature au poste pour lequel vous avez manifesté de l'intérêt et conformément au présent avis de confidentialité et à la législation en vigueur. Il pourra s’agir notamment des données que nous recueillerons auprès de tiers, tels que des cabinets de recrutement professionnel, vos références, vos employeurs antérieurs, votre parcours éducatif et le cas échéant des tests psychométriques appropriés, afin d’identifier et d’évaluer les candidats à un emploi potentiel. Nous pourrons effectuer des vérifications pour des postes spécifiques, pouvant inclure un contrôle du casier judiciaire et des contrôles de crédit, si la loi en vigueur le permet dans les pays où nous exerçons nos activités. Nous pourrons conserver un enregistrement de votre candidature et de vos références pendant un certain temps, afin de veiller au respect des obligations légales.
 

Partage des informations

En interne, au sein de Vivo Energy

Nous réalisons des transactions à travers le monde. Le cas échéant, nous pourrons communiquer vos données à caractère personnel au sein de nos filiales. Ces informations seront utilisées par chaque entité conformément à la finalité pour laquelle les données ont été initialement recueillies ou selon une autorisation donnée ultérieurement par vous. Les données pourront également être traitées à des fins administratives, opérationnelles et dans le cadre d’une enquête le cas échéant et pour veiller au respect des lois en vigueur.

Les données à caractère personnel que vous pourrez nous communiquer pourront être transmises vers une destination, et y être conservées, qui se situe en dehors du pays où elles ont été recueillies. Elles pourront également être traitées par des membres du personnel exerçant leurs fonctions en dehors du pays où les données à caractère personnel ont été recueillies et qui travaillent avec nous ou l’un de nos prestataires de service. Dans le pays où les données à caractère personnel ont été recueillies, la transmission est réalisée dans le cadre d’un contrat de transmission des données au sein du Groupe, qui contient les conditions des clauses standard approuvées de la protection des données, afin de veiller à la mise en place de protections appropriées au titre de la transmission.

En externe, en dehors de Vivo Energy

Nous pourrons communiquer et transmettre vos données à caractère personnel dans le cadre d’une fusion d’entreprises, d’une consolidation, d’une restructuration, de la vente de stocks ou d’actifs ou d’autres changements concernant la société, y compris, mais sans exclusivité, dans le cadre d’un quelconque processus de contrôle préalable. Dans tous les cas, la présente Politique de confidentialité continuera à gouverner l’utilisation et la communication desdites informations.

En outre, nous communiquerons vos données à caractère personnel à des sociétés partenaires pour les raisons suivantes :

  • Le cas échéant, nous pourrons employer des prestataires de service pour agir en notre nom, comme pour l’hébergement de nos données (y compris vos données à caractère personnel), nos sites Internet, nos produits et autres applications ; l’envoi de courriels et autres communications relatives à nos produits et/ou nos services ; l’exécution et le traitement de commandes de nos produits ou services ; une aide dans le cadre de nos promotions et conférences relatives à nos produits ou services ou de ceux de nos partenaires ; la fourniture de services d’analyse, comme par exemple pour le suivi de l’utilisation de nos stations-service ou de nos sites Internet ; ou la réalisation de services administratifs qui font l’objet d’un contrat que nous avons signé avec eux à ce titre. Avant d’autoriser lesdits prestataires de service à accéder à vos données à caractère personnel, nous signerons avec eux un contrat officiel pour s’assurer qu’ils manipulent et traitent les données conformément à la présente Politique de confidentialité et aux lois en vigueur et pour veiller à ce qu’ils aient mis en place des contrôles techniques et organisationnels adaptés pour protéger vos données à caractère personnel.
     
  • Afin d’offrir diverses promotions / concours dans nos stations-service, sur nos sites Internet ou ailleurs pouvant nécessiter votre inscription en indiquant vos données à caractère personnel. Si vous choisissez de poser votre candidature ou de participer autrement à une promotion / un concours, vos données à caractère personnel pourront être communiquées à des tiers dans le cadre de l’administration de la promotion / du concours, comme par exemple dans le cadre de la sélection des gagnants, de la remise des prix et selon les obligations prévues par les lois en vigueur. En participant à une promotion / un concours, vous acceptez les règles officielles qui la / le gouvernent, pouvant contenir des obligations spécifiques vous concernant, notamment autoriser le sponsor et/ou d’autres parties à utiliser votre nom, votre voix et/ou votre ressemblance dans un cadre publicitaire ou de marketing. Ces règles devront être affichées et vous être communiquées pendant le processus d’inscription et il vous sera demandé à ce moment-là de donner votre consentement au traitement des données concernées.

Nous ne pourrons pas communiquer vos données à caractère personnel à des tiers en dehors de Vivo Energy à des fins de marketing sans votre consentement.

Le cas échéant, nous pourrons également vous proposer l’option de communiquer vos données à caractère personnel à des tiers afin de recevoir des informations et/ou des offres de marketing de leur part ou d'autres personnes. Si vous consentez à la communication de vos données à caractère personnel à ces fins, elles seront assujetties aux Politique de confidentialité et pratiques commerciales desdits tiers.

Protections légales et application des lois

Nous pourrons accéder, utiliser, protéger, transmettre et communiquer à nos contreparties vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • Satisfaire les lois et réglementations en vigueur, des assignations ou des procédures juridiques ou réglementaires si nous pensons que c’est exigé ou autorisé par la loi ou si une demande d’une instance réglementaire (y compris d’une autorité boursière ou d’une bourse) est raisonnable.
  • Protéger et/ou défendre la présente Politique de confidentialité ou d'autres politiques ou conditions d’utilisation applicables de Vivo Energy, y compris des enquêtes sur des infractions potentielles à ce titre, afin de veiller à la protection de la sécurité, des droits, des biens ou de la sûreté de Vivo Energy ou de nos contreparties.
  • Détecter, prévenir ou autrement rectifier des problèmes de fraude ou de sécurité, des violations ou des problèmes techniques; Il pourrait s’agir d’autoriser des tiers, tels que des propriétaires de copyright, des fournisseurs de service Interne, des fournisseurs de services mobiles et/ou des organes répressifs, à accéder et à utiliser vos données à caractère personnel afin de vous identifier. Nous pourrons prendre ces mesures sans vous en aviser dans la mesure autorisée par la loi.

Protection des données

Vos droits en termes de protection des données

En tant qu’individu (aussi appelé une personne concernée), vous avez des droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel, conformément à la loi sur la protection des données, y compris dans certaines circonstances, le droit de :

  • Retirer un consentement que vous avez donné ou qui est présumé donné, au titre du recueil ou de l’utilisation de vos données à caractère personnel.
  • Demander l’accès à des données à caractère personnel que nous détenons vous concernant, ainsi qu’au détail du traitement de vos données à caractère personnel par nous.
  • Faire modifier ou supprimer des données à caractère personnel inexactes et faire compléter des données à caractère personnel incomplètes.
  • Demander la suppression de vos données à caractère personnel.
  • Contester ou restreindre le traitement de vos données à caractère personnel (y compris le profilage), notamment si le traitement est illégal ou n’est plus nécessaire.
  • Recevoir vos données à caractère personnel sous un format adapté à leur transmission à un autre contrôleur des données.
  • Contester ou se désinscrire du traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Vous pouvez exercer votre droit de prévenir ce type de traitement en cochant certaines cases des formulaires que nous utilisons pour recueillir vos données.
  • Prévenir un traitement susceptible de causer d'importants dommages injustifiés ou une détresse pour vous-même ou toute autre personne.
  • Vous opposer à une quelconque décision vous concernant prise uniquement en fonction d’un traitement automatique (y compris un quelconque profilage) qui a des effets juridiques ou vous affecte considérablement de toute autre manière.
  • Vous plaindre auprès de l’autorité pertinente de surveillance de la protection des données ou de l’organe de réglementation, si vous pensez que nous ne respectons pas nos obligations au titre de notre traitement de vos données à caractère personnel.

Vous pouvez nous adresser une demande concernant ces droits à tout moment en soumettant une demande via notre portail en ligne accessible à l'adresse suivante : https://dsr.vivoenergy.com/. Toutes les demandes seront traitées rapidement et toutes les informations auxquelles vous avez droit vous seront fournies dans un délai raisonnable, sous réserve des exemptions stipulées dans les lois de protection des données en vigueur.

Si vous pensez que les efforts visant à résoudre le problème sont insuffisants, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’organe de réglementation de la protection des données compétent dans votre pays.

Sécurité des données

La protection de votre vie privée est pour nous une priorité et nous reconnaissons avoir un devoir de vigilance envers les personnes dont nous détenons les données. Par conséquent, nous recueillerons et traiterons uniquement les données nécessaires pour satisfaire les finalités précisées dans la présente politique et nous prendrons toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos données à caractère personnel en notre possession contre une perte, un usage abusif et une consultation, une communication, une modification ou une destruction non autorisée.  Nous prendrons des précautions supplémentaires concernant la sécurité de données particulièrement sensibles.

Bien que nous mettions tous les efforts possibles en œuvre pour sécuriser vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas assurer ou garantir que ces données seront protégées en toutes circonstances, y compris celles qui sont indépendantes de notre volonté.

Conservation des données

Nous conserverons vos données à caractère personnel tant que vous continuerez à communiquer avec nous. Nous ne conserverons pas vos données à caractère personnel pendant un délai plus long que celui qui est rendu nécessaire par les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, sauf si la conservation est nécessaire pour respecter une obligation légale ou pour l’établissement, l’exercice ou la défense de droits en justice. Nos périodes de conservation varieront selon le pays dans lequel nous exerçons nos activités et seront conformes aux lois en vigueur. Une fois que la durée de conservation aura expiré conformément à la loi, nous détruirons vos données de manière sécurisée.

Modifications de la politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente Politique de confidentialité à tout moment, sans vous adresser d’avis préalable, dans la mesure autorisée par la loi en vigueur. Nous vous informerons des modifications apportées en publiant la Politique de confidentialité révisées sur nos sites Internet. Ces modifications seront effectives immédiatement sauf indication contraire. Nous vous encourageons à vérifier cette Politique de confidentialité, régulièrement et tant que vous communiquerez avec nous et aurez des relations commerciales avec nous, afin de savoir si elle a fait l’objet de modifications. Il sera alors considéré que vous avez accepté la Politique de confidentialité mise à jour.

La dernière mise à jour de la Politique de confidentialité de Vivo Energy a été réalisée le 7 auot 2023